HMRC stellt RTI-Fehler und doppelte Beschäftigtenakten ein — was bedeutet das für britische Arbeitgeber?
Die britische Steuerbehörde HMRC hat im Oktober 2026 aktualisierte Leitlinien zur Vermeidung von Fehlern bei den Real-Time-Information-(RTI)-Meldeverfahren und zur Behebung von Streitfällen bei PAYE-Belastungen veröffentlicht. Besonders bemerkenswert ist die Feststellung, dass durch RTI entstandene doppelte Beschäftigtenakten nicht von Arbeitgebern oder Lohnbuchhaltungssystemen korrigiert werden können, sondern direkte Eingriffe der HMRC erfordern.
Das Wichtigste in Kürze
- HMRC hat im Oktober 2026 aktualisierte Leitlinien zur Vermeidung von RTI-Fehlern veröffentlicht.
- Doppelte Beschäftigtenakten können nicht von Arbeitgebern korrigiert werden und erfordern direkte Eingriffe der HMRC.
- Die häufigsten Ursachen sind Starter-Checklist-Fehler, falsche Meldungen von Saisonarbeitern und National Insurance Number-Fehler.
- Arbeitgeber müssen die HMRC um Hilfe bitten, um doppelte Akten zu korrigieren.
- Die HMRC pausiert in der Regel die Forderungspfändung während Streitfalluntersuchungen.
Kontext: RTI und seine systemischen Probleme
Das Real-Time Information (RTI)-System wurde 2013 eingeführt, um die Meldung von Lohn- und Gehaltsinformationen an die HMRC in Echtzeit zu ermöglichen. Ziel war es, die Genauigkeit der Steuererhebung und die Verwaltung von Sozialversicherungsbeiträgen zu verbessern. Allerdings hat das System seit seiner Einführung systemische Probleme hervorgebracht, insbesondere die Erzeugung von Millionen doppelter Beschäftigtenakten. Diese Akten verursachen erhebliche downstream-Konsequenzen, darunter unnötige Inkassomaßnahmen gegen Arbeitgeber und falsche Berechnungen von Steuern, Sozialversicherungsbeiträgen und Leistungen wie dem Universal Credit.
Ursachen der doppelten Akten
Die HMRC identifiziert mehrere häufige Ursachen für die Entstehung doppelter Beschäftigtenakten:
- Inkorrekte Angaben im Starter-Checklist: Arbeitgeber geben falsche Informationen an, wenn ein neuer Mitarbeiter eingestellt wird.
- Saisonarbeiter als Neuanstellungen gemeldet: Saisonale Arbeiter werden bei ihrer Rückkehr fälschlicherweise als neue Mitarbeiter gemeldet.
- Falsche National Insurance Numbers: Falsch eingetragene Sozialversicherungsnummern führen zu doppelten Akten.
- Formatierungsfehler bei Datumsangaben: Fehler in der Datumeingabe verursachen Dateninkonsistenzen.
- Änderungen der Payroll-ID ohne entsprechende Markierungen: Änderungen in den Identifikationsnummern werden nicht korrekt gemeldet.
Historische Perspektive
Seit der Einführung des RTI-Systems im April 2013 hat die HMRC Millionen von doppelten Beschäftigtenakten erzeugt. Diese Akten verursachen nicht nur administrative Probleme, sondern haben auch erhebliche finanzielle Auswirkungen auf Arbeitgeber und Arbeitnehmer. Die HMRC hat nun eingestanden, dass diese Fehler nicht durch Arbeitgeber oder Lohnbuchhaltungssysteme korrigiert werden können. Stattdessen müssen Arbeitgeber direkte Korrektionen bei der HMRC beantragen.
Praktische Auswirkungen: Was sich für Arbeitgeber ändert
Die aktualisierten Leitlinien der HMRC haben erhebliche Auswirkungen auf die Praxis der Lohnbuchhaltung und Steuercompliance für britische Arbeitgeber. Die wichtigsten Änderungen betreffen die Handhabung von doppelten Beschäftigtenakten und die Behebung von Streitfällen bei PAYE-Belastungen.
Unmöglichkeit der Selbstkorrektur
Ein zentraler Punkt der Leitlinien ist, dass Arbeitgeber doppelte Beschäftigtenakten oder falsche Datenverknüpfungen nicht durch das Einreichen neuer Full Payment Submission (FPS)-Aufzeichnungen korrigieren können. Diese Einschränkung ist besonders wichtig, da viele Arbeitgeber bisher versucht haben, solche Fehler selbst zu beheben. Die HMRC betont, dass die einzige mögliche Lösung die Beanstandung der Fehler über das Online-Formular "Get help to correct an employer PAYE bill" ist.
Verfahren bei Streitfällen
Die Leitlinien klären auch das Verfahren bei Streitfällen über PAYE-Belastungen. Ein solcher Streitfall entsteht, wenn die in der Lohnbuchhaltung des Arbeitgebers aufgezeichneten Beträge nicht mit den Aufzeichnungen der HMRC übereinstimmen. Die HMRC wird in der Regel die Forderungspfändung pausieren, während ein Streitfall untersucht wird. Allerdings wird diese Praxis als gewöhnliches Verfahren und nicht als garantiertes Recht charakterisiert.
Praktische Schritte für Arbeitgeber
Arbeitgeber sollten folgende Schritte befolgen, um RTI-Fehler und Streitfälle zu vermeiden:
- Sorgfältige Prüfung der Starter-Checklist: Stellen Sie sicher, dass alle Angaben korrekt sind.
- Korrekte Meldung von Saisonarbeitern: Verwenden Sie die richtigen Codes, um Rückkehrer nicht als Neuanstellungen zu melden.
- Überprüfung der National Insurance Numbers: Stellen Sie sicher, dass alle Sozialversicherungsnummern korrekt eingetragen sind.
- Korrekte Datumsformatierung: Verwenden Sie das richtige Format für alle Datumsangaben.
- Änderungen der Payroll-ID korrekt melden: Verwenden Sie die entsprechenden Markierungen, um Änderungen zu kennzeichnen.
Ausblick: Was Arbeitgeber beachten sollten
Die aktualisierten Leitlinien der HMRC sind ein wichtiger Schritt zur Verbesserung der Lohnbuchhaltung und Steuercompliance in Großbritannien. Arbeitgeber sollten die neuen Richtlinien sorgfältig lesen und ihre internen Prozesse entsprechend anpassen. Besonders wichtig ist es, die häufigsten Fehlerquellen zu identifizieren und zu vermeiden.
Häufig gestellte Fragen
- Was sind die häufigsten Ursachen für RTI-Fehler?
- Die häufigsten Ursachen sind inkonsistente Starter-Checklist-Einträge, falsche Meldungen von Saisonarbeitern, Fehler bei National Insurance Numbers, Datumsformatierungsfehler und Änderungen der Payroll-ID ohne entsprechende Markierungen.
- Können Arbeitgeber doppelte Beschäftigtenakten selbst korrigieren?
- Nein, Arbeitgeber können doppelte Beschäftigtenakten nicht selbst korrigieren. Sie müssen die HMRC um Hilfe bitten, indem sie das Online-Formular Get help to correct an employer PAYE bill nutzen.
- Was passiert, wenn ein Streitfall über PAYE-Belastungen auftritt?
- Die HMRC wird in der Regel die Forderungspfändung pausieren, während ein Streitfall untersucht wird. Dies ist eine gewöhnliche Vorgehensweise und kein garantiertes Recht.
- Was sollten Arbeitgeber tun, um RTI-Fehler zu vermeiden?
- Arbeitgeber sollten ihre Lohnbuchhaltungsprozesse überprüfen, sicherstellen, dass Starter-Checklist-Angaben korrekt sind, Saisonarbeiter nicht als Neuanstellungen melden und alle National Insurance Numbers korrekt eingeben.