HMRC Admite Falha Sistemática em Registros de Emprego desde 2013

Contexto

A orientação publicada pelo HMRC em outubro de 2026 representa um reconhecimento institucional significativo: o órgão tem criado milhões de registros duplicados de emprego desde 2013, quando o sistema RTI foi implementado. Esses registros duplicados têm consequências materiais, incluindo a geração desnecessária de atividades de cobrança de dívidas, contribuições incorretas para impostos e National Insurance dos funcionários, além de valores incorretos do Universal Credit para os trabalhadores afetados.

O RTI é um sistema de relatório em tempo real que exige que os empregadores enviem informações sobre pagamentos de salários e contribuições fiscais ao HMRC a cada pagamento, em vez de em intervalsos trimestrais ou anuais. Desde sua introdução em abril de 2013, o sistema tem sido crucial para a modernização do sistema de pagamento de impostos e contribuições no Reino Unido.

Mudanças em Prática

Uma cobrança disputada do PAYE ocorre quando os montantes registrados no sistema de folha de pagamento do empregador não coincidem com os registros do HMRC. As orientações identificam os erros mais comuns de submissão do RTI que levam a essas discordâncias:

• Registros duplicados provocados por entradas incorretas nos checklists de novos funcionários.
• Trabalhadores sazonais reportados como novos contratados ao retornarem.
• Números incorretos de National Insurance.
• Erros de formatação de datas nas submissões.
• Mudanças de IDs de folha de pagamento submetidas sem os marcadores apropriados.

Criticamente, a orientação esclarece que os empregadores não podem resolver registros duplicados ou ligações de dados incorretas ao submeter novos Full Payment Submission (FPS) registos. O único remédio disponível é solicitar correção ao HMRC por meio do formulário online intitulado 'Get help to correct an employer PAYE bill'. O HMRC geralmente pausa a atividade de recuperação de dívidas enquanto uma quantidade disputada do PAYE está sendo investigada, embora esse compromisso seja caracterizado como prática habitual e não um direito garantido.

Implicações para Empregadores

Para os empregadores no Reino Unido, esta orientação tem implicações significativas. Primeiramente, reconhece que há um problema sistêmico que não pode ser resolvido unilateralmente pelos empregadores. Isso significa que os erros na folha de pagamento não podem ser corrigidos simplesmente por meio de novos relatórios ao HMRC.

Em segundo lugar, a orientação destaca a importância de garantir que todas as informações submetidas ao HMRC sejam precisas e atualizadas. Isso inclui verificar cuidadosamente os checklists de novos funcionários, garantir que os trabalhadores sazonais sejam reportados corretamente e confirmar a exatidão dos números do National Insurance.

Por fim, os empregadores devem estar cientes de que a recuperação de dívidas pode ser pausada durante uma investigação, mas isso não é garantido. Portanto, é crucial agir rapidamente para resolver quaisquer discrepâncias identificadas.

Perspectiva e O que Acompanhar

Como de 24 de outubro de 2026, o framework de submissão do RTI permanece inalterado. No entanto, esta atualização é relevante para qualquer jurisdição na UE, África ou Américas que esteja monitorando o modelo de relatório em tempo real de folha de pagamento do Reino Unido como uma arquitetura de referência, particularmente em relação a riscos sistêmicos de qualidade de dados nos registros de emprego mantidos pelo governo e a ausência de mecanismos de auto-correção do lado do empregador.

Os próximos passos incluem a possível introdução de medidas para prevenir a criação de registros duplicados e a implementação de processos mais robustos para corrigir erros existentes. Além disso, o HMRC pode considerar a criação de um mecanismo garantido para pausar a recuperação de dívidas durante investigações, proporcionando maior segurança jurídica aos empregadores.