Warum Word und Excel für E-Rechnungen in Deutschland nicht ausreichen
Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle deutschen B2B-Unternehmen strukturierte E-Rechnungen im ZUGFeRD- oder XRechnung-Format empfangen können, wobei Kleinunternehmer von der Ausstellungsverpflichtung ausgenommen sind. Die Nutzung von Word und Excel für die Erstellung von Rechnungen führt jedoch zu vier zentralen Compliance-Problemen, die durch die GoBD-Vorgaben und das E-Invoicing-Mandat verschärft werden.
Das Wichtigste in Kürze
- Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle deutschen B2B-Unternehmen strukturierte E-Rechnungen empfangen können, wobei Kleinunternehmer von der Ausstellungsverpflichtung ausgenommen sind.
- Word und Excel erfüllen die GoBD-Anforderungen nicht, was zu vier zentralen Compliance-Problemen führt.
- Unternehmen müssen ihre Systeme entsprechend anpassen, um strukturierte E-Rechnungen zu verarbeiten.
- Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit einem Jahresumsatz von über 800.000 Euro strukturierte E-Rechnungen ausstellen.
- Ab dem 1. Januar 2028 gilt diese Verpflichtung für alle verbleibenden B2B-Unternehmen.
Kontext: E-Rechnungsverpflichtung und die Grenzen von Office-Software
Die deutsche E-Invoicing-Verordnung ist Teil der EU-Richtlinie 2014/55/EU, die den elektronischen Rechnungsaustausch innerhalb der EU standardisieren soll. Seit dem 1. Januar 2025 sind alle deutschen Unternehmen im B2B-Bereich verpflichtet, strukturierte E-Rechnungen empfangen zu können. Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit einem Jahresumsatz von über 800.000 Euro strukturierte E-Rechnungen ausstellen, gefolgt von allen verbleibenden B2B-Unternehmen ab dem 1. Januar 2028, mit einer Ausnahme für Rechnungen unter €250.
Die CityNEWS-Artikel aus Köln hebt hervor, dass die verbreiteten Office-Software-Lösungen wie Microsoft Word und Excel für diese Compliance-Anforderungen strukturell ungeeignet sind. Die Argumentation stützt sich auf vier zentrale Mängel, die insbesondere in verteilten Arbeitsumgebungen ("Work from Everywhere") zu Compliance-Risiken führen.
Warum Word und Excel den Anforderungen nicht genügen
1. GoBD-Nichtkonformität
Die Grundsätze ordnungsgemäßer Führung und Aufbewahrung von Büchern (GoBD) fordern, dass Rechnungen fälschungssicher und nachvollziehbar sein müssen. Standard-Office-Dokumente erfüllen diese Anforderungen nicht ohne zusätzliche technische Maßnahmen, da sie keine inhaltliche Integrität oder Provenance garantieren.
2. Fehlende XML-Unterstützung
Strukturierte E-Rechnungen erfordern maschinenlesbare XML-Dateien. Während ZUGFeRD PDFs mit eingebettetem XML verwendet, ist XRechnung rein XML-basiert. Weder Word noch Excel können nativ diese Formate generieren, was bedeutet, dass PDF-Exporte aus diesen Programmen nicht als strukturierte E-Rechnungen gelten.
3. Risiko von doppelten Rechnungsnummern
Die manuelle Nummerierung von Rechnungen in Excel birgt ein erhebliches Risiko für doppelte Rechnungsnummern, insbesondere in verteilten Arbeitsumgebungen. Ohne Echtzeit-Synchronisation kann es zu Überschneidungen kommen, was die Compliance mit den gesetzlichen Vorgaben gefährdet.
4. Team-Synchronisationslücken
In verteilten Arbeitsmodellen verstärken sich die Koordinationsprobleme bei dateibasierten Rechnungsworkflows. Versionenkonsflikte, verlorene Dateien und Lücken in den Prüfpfaden sind häufige Folgen, die die GoBD-Konformität untergraben.
Auswirkungen auf deutsche Unternehmen
Für Kleinunternehmer
Kleinunternehmer sind von der Verpflichtung zur Ausstellung strukturierter E-Rechnungen ausgenommen, müssen jedoch seit dem 1. Januar 2025 in der Lage sein, solche Rechnungen zu empfangen. Dies bedeutet, dass sie ihre Systeme entsprechend anpassen müssen, um strukturierte E-Rechnungen verarbeiten zu können.
Für mittelständische und große Unternehmen
Unternehmen mit einem Jahresumsatz von über 800.000 Euro müssen ab dem 1. Januar 2027 strukturierte E-Rechnungen ausstellen. Ab dem 1. Januar 2028 gilt diese Verpflichtung für alle verbleibenden B2B-Unternehmen. Die Nutzung von Word und Excel für die Rechnungserstellung wird diese Anforderungen nicht erfüllen, was eine Migration zu complianteren Lösungen erfordert.
Ausblick: Was Unternehmen jetzt tun sollten
Unternehmen sollten ihre aktuellen Rechnungsprozesse überprüfen und sicherstellen, dass sie die gesetzlichen Anforderungen erfüllen. Dies umfasst die Implementierung von Systemen zur Erstellung und Verwaltung strukturierter E-Rechnungen sowie die Schulung der Mitarbeiter im Umgang mit diesen Systemen.
Häufig gestellte Fragen
- Welche Formate sind für strukturierte E-Rechnungen in Deutschland zulässig?
- Die zulässigen Formate für strukturierte E-Rechnungen in Deutschland sind ZUGFeRD und XRechnung. Beide Formate erfordern maschinenlesbare XML-Dateien, die von Standard-Office-Software wie Word und Excel nicht nativ generiert werden können.
- Welche Unternehmen sind von der Verpflichtung zur Ausstellung strukturierter E-Rechnungen ausgenommen?
- Kleinunternehmer sind von der Verpflichtung zur Ausstellung strukturierter E-Rechnungen ausgenommen, müssen jedoch seit dem 1. Januar 2025 in der Lage sein, solche Rechnungen zu empfangen.
- Was sind die vier zentralen Compliance-Probleme bei der Nutzung von Word und Excel für E-Rechnungen?
- Die vier zentralen Compliance-Probleme sind GoBD-Nichtkonformität, fehlende XML-Unterstützung, Risiko von doppelten Rechnungsnummern und Team-Synchronisationslücken.
- Ab wann müssen Unternehmen mit einem Jahresumsatz von über 800.000 Euro strukturierte E-Rechnungen ausstellen?
- Unternehmen mit einem Jahresumsatz von über 800.000 Euro müssen ab dem 1. Januar 2027 strukturierte E-Rechnungen ausstellen.
- Was müssen Unternehmen tun, um die gesetzlichen Anforderungen für strukturierte E-Rechnungen zu erfüllen?
- Unternehmen müssen ihre aktuellen Rechnungsprozesse überprüfen und sicherstellen, dass sie die gesetzlichen Anforderungen erfüllen. Dies umfasst die Implementierung von Systemen zur Erstellung und Verwaltung strukturierter E-Rechnungen sowie die Schulung der Mitarbeiter im Umgang mit diesen Systemen.