Por que o Word e Excel são inadequados para a fatura eletrônica B2B na Alemanha
Desde 1 de janeiro de 2025, todas as empresas B2B na Alemanha devem ser capazes de receber faturas eletrônicas estruturadas nos formatos ZUGFeRD ou XRechnung. Os programas de escritório tradicionais, como Word e Excel, não atendem aos requisitos de conformidade para faturas eletrônicas, especialmente em ambientes de trabalho distribuídos.
Principais conclusões
- Desde 1 de janeiro de 2025, todas as empresas B2B na Alemanha devem ser capazes de receber faturas eletrônicas estruturadas.
- Word e Excel não atendem aos requisitos GoBD para imutabilidade de faturas sem medidas técnicas adicionais.
- Faturas eletrônicas estruturadas devem ser legíveis por máquina em XML, o que nem Word nem Excel produzem nativamente.
- A numeração manual de faturas no Excel cria o risco de números duplicados em ambientes distribuídos.
- O trabalho distribuído amplia as falhas de coordenação inerentes aos fluxos de trabalho de faturação baseados em arquivos.
Contexto
A Alemanha implementou um mandato de fatura eletrônica em etapas, com prazos específicos para recepção e emissão de faturas estruturadas. O primeiro marco foi o requisito de recepção a partir de 1 de janeiro de 2025, que se aplica a todas as empresas B2B, incluindo Kleinunternehmer (pequenos empresários), que estão isentos das obrigações de emissão. O próximo marco é a 1 de janeiro de 2027, quando as empresas com um volume de negócios anual superior a €800.000 devem começar a emitir faturas eletrônicas estruturadas. Finalmente, a partir de 1 de janeiro de 2028, todas as restantes empresas B2B devem emitir faturas eletrônicas estruturadas, com uma exceção para faturas de valor inferior a €250.
O que está mudando
Os programas de escritório tradicionais, como Word e Excel, não atendem aos requisitos de conformidade para faturas eletrônicas por várias razões. Primeiro, os documentos do Word e Excel não satisfazem os requisitos GoBD (Grundsätze ordnungsgemäßer Führung und Aufbewahrung von Büchern) para imutabilidade de faturas sem medidas técnicas adicionais. GoBD exige que os registros sejam resistentes a adulterações e auditáveis.
Segundo, as faturas eletrônicas estruturadas devem ser legíveis por máquina em XML (ZUGFeRD incorpora XML em PDF; XRechnung é puro XML). Nem o Word nem o Excel produzem nativamente formatos de fatura XML conformes, o que significa que as exportações PDF desses programas não se qualificam como faturas eletrônicas estruturadas sob as regras B2B pós-transição.
Implicações para empresas alemãs
Para as empresas alemãs, a transição para faturas eletrônicas estruturadas representa um desafio significativo. A numeração manual de faturas no Excel cria o risco de números duplicados, especialmente em ambientes de trabalho distribuídos ou remotos onde vários membros da equipe podem gerar faturas sem sincronização em tempo real.
Além disso, o trabalho distribuído ("Work from Everywhere") amplia as falhas de coordenação inerentes aos fluxos de trabalho de faturação baseados em arquivos, aumentando a probabilidade de conflitos de versão, registros perdidos e lacunas nas trilhas de auditoria.
Perspectiva
As empresas alemãs devem estar cientes dos próximos marcos regulatórios e das deficiências estruturais dos programas de escritório tradicionais. É crucial que as empresas comecem a preparar-se para a transição para faturas eletrônicas estruturadas, garantindo que os seus sistemas de faturação sejam compatíveis com ZUGFeRD ou XRechnung.
Perguntas frequentes
- O que é o requisito de fatura eletrônica na Alemanha?
- O requisito de fatura eletrônica na Alemanha exige que todas as empresas B2B sejam capazes de receber faturas eletrônicas estruturadas nos formatos ZUGFeRD ou XRechnung a partir de 1 de janeiro de 2025. A emissão obrigatória de faturas eletrônicas estruturadas começa a 1 de janeiro de 2027 para empresas com um volume de negócios anual superior a €800.000 e a 1 de janeiro de 2028 para todas as restantes empresas B2B.
- Por que o Word e Excel não são adequados para fatura eletrônica?
- Word e Excel não atendem aos requisitos GoBD para imutabilidade de faturas sem medidas técnicas adicionais. Além disso, não produzem nativamente formatos de fatura XML conformes, que são necessários para faturas eletrônicas estruturadas.
- Qual é o risco de usar Excel para numeração de faturas?
- A numeração manual de faturas no Excel cria o risco de números duplicados, especialmente em ambientes distribuídos ou remotos onde vários membros da equipe podem gerar faturas sem sincronização em tempo real.
- O que é o GoBD?
- GoBD (Grundsätze ordnungsgemäßer Führung und Aufbewahrung von Büchern) são os princípios para a manutenção e armazenamento adequado de livros na Alemanha. Eles exigem que os registros sejam resistentes a adulterações e auditáveis.
- O que é o ZUGFeRD e XRechnung?
- ZUGFeRD é um padrão de fatura eletrônica alemão que incorpora XML em PDFs. XRechnung é um padrão de fatura eletrônica baseada puramente em XML, reconhecido na UE. Ambos os formatos são necessários para faturas eletrônicas estruturadas sob as regras B2B pós-transição na Alemanha.