Waarom Word en Excel niet voldoen aan de Duitse e-invoicing-verplichting
Sinds 1 januari 2025 moeten alle Duitse B2B-bedrijven structureerde e-facturen in ZUGFeRD of XRechnung-formaat kunnen ontvangen, maar traditionele tools zoals Word en Excel zijn structureel ongeschikt voor deze taak. Deze software voldoet niet aan de GoBD-eisen voor onveranderlijke facturen en kan geen machine-leesbare XML bestandsindelingen genereren die vereist zijn voor compliance.
Belangrijkste punten
- Sinds 1 januari 2025 moeten alle Duitse B2B-bedrijven structureerde e-facturen kunnen ontvangen in ZUGFeRD of XRechnung-formaat.
- Word- en Excel-bestanden voldoen niet aan de GoBD-eisen voor onveranderlijke facturen en kunnen geen machine-leesbare XML-genereren.
- Handmatige nummering in Excel creëert een risico op dubbele factuurnummers, vooral in distributed work-omgevingen.
- Kleinondernemers zijn vrijgesteld van de verplichting om e-facturen uit te sturen, maar moeten wel structureerde e-invoices kunnen ontvangen.
Context
De Duitse overheid heeft een gestage implementatie van e-invoicing verplichtingen ingevoerd om de digitale transformatie van factuurprocessen te bevorderen. Deze verplichtingen zijn onderdeel van een bredere EU-wijd invoering van e-invoicing, die is vastgelegd in Richtlijn 2014/55/EU (eerder bekend als EN 16931). De eerste fase van de Duitse verplichting, die in januari 2025 is ingegaan, vereist dat bedrijven structureerde e-facturen kunnen ontvangen. Vanaf januari 2027 moeten bedrijven met een omzet van meer dan €800.000 structureerde e-facturen uitsturen, en vanaf januari 2028 geldt dit voor alle B2B-bedrijven, met uitzondering van facturen onder de €250.
Waarom Word en Excel niet voldoen
Hoewel Word en Excel gewoonlijk worden gebruikt voor het maken van facturen, zijn deze tools niet geschikt voor compliance met de Duitse e-invoicing-verplichtingen. CityNEWS identificeerde vier cruciale problemen:
1. GoBD-naliving
Word- en Excel-bestanden voldoen niet aan de eisen van GoBD (Grundsätze ordnungsgemäßer Führung und Aufbewahrung von Büchern) voor onveranderlijke facturen. GoBD vereist dat boekhoudrecords ongewijzigd en auditbaar moeten zijn, wat bestandtypes zoals .docx- of .xlsx-bestanden niet van nature bieden zonder extra technische maatregelen.
2. Geen XML-uitvoer
Structureerde e-facturen moeten machine-leesbaar zijn in XML-indeling. ZUGFeRD combineert PDF met ingebedde XML, terwijl XRechnung puur XML is. Word en Excel kunnen geen compliant XML genereren, dus PDF-exporten uit deze programma's voldoen niet aan de eisen voor structureerde e-facturen.
3. Risico op dubbele factuurnummers
Excel maakt gebruik van handmatige nummering, wat een aanzienlijk risico vormt voor dubbele factuurnummers. Dit probleem wordt verergerd in een 'Work from Everywhere'-situatie, waar meerdere teamleden tegelijkertijd facturen kunnen maken zonder realtime synchronisatie.
4. Team-synchronisatiegaten
De centrale problemen van bestandsgebaseerde workflows worden verergerd door 'Work from Everywhere'-praktijken. Dit leidt tot coördinatiestoringen, versieconflicten en ontbrekende audit-trails.
Implicaties voor Duitse bedrijven
De overstap naar structureerde e-invoicing vereist fundamentele veranderingen in de huidige factuurprocessen. Bedrijven moeten investeren in software die voldoet aan de eisen voor structureerde XML-facturen en GoBD-compliance. Dit kan betekenen dat ze hun huidige factuur-generatieprocessen moeten moderniseren of vervangen door geautomatiseerde systemen.
Kleinondernemingen (Kleinunternehmer)
Kleinondernemers zijn vrijgesteld van de verplichting om e-facturen uit te sturen, maar moeten wel structureerde e-invoices kunnen ontvangen. Dit betekent dat ook deze bedrijven hun systemen moeten aanpassen om de inkomende facturen te kunnen verwerken.
Uitkijken
De Duitse e-invoicing-verplichtingen zullen de manier waarop bedrijven facturen maken en beheren, grondig veranderen. Bedrijven moeten hun systemen evalueren en aanpassen om voldoende te zijn aan de nieuwe eisen. De overstap naar structureerde XML-facturen zal waarschijnlijk leiden tot een grotere automatisering en integratie van factuurprocessen met andere financiële systemen. Bedrijven die al nu beginnen met het moderniseren van hun factuurprocessen, zullen beter voorbereid zijn op de komende veranderingen.
Veelgestelde vragen
- Welke soorten bedrijven moeten structureerde e-facturen kunnen ontvangen?
- Sinds 1 januari 2025 moeten alle Duitse B2B-bedrijven, inclusief kleinondernemers (Kleinunternehmer), in staat zijn om structureerde e-facturen in ZUGFeRD of XRechnung-formaat te ontvangen.
- Wat zijn de belangrijke datum waar bedrijven zich op moeten voorbereiden?
- Bedrijven met een omzet van meer dan €800.000 moeten vanaf 1 januari 2027 structureerde e-facturen uitsturen. Vanaf 1 januari 2028 geldt dit voor alle B2B-bedrijven, met uitzondering van facturen onder de €250.
- Waarom voldoen Word- en Excel-bestanden niet aan de e-invoicing-verplichtingen?
- Word- en Excel-bestanden voldoen niet aan de GoBD-eisen voor onveranderlijke facturen en kunnen geen machine-leesbare XML-genereren, wat vereist is voor structureerde e-facturen.
- Wat zijn de risico's van het gebruik van Excel voor factuurnummering?
- Handmatige nummering in Excel creëert een risico op dubbele factuurnummers, vooral in distributed work-omgevingen waar meerdere teamleden tegelijkertijd facturen kunnen maken zonder realtime synchronisatie.
- Wat zijn de implicaties van 'Work from Everywhere' voor factuurprocessen?
- 'Work from Everywhere'-praktijken verergeren de centrale problemen van bestandsgebaseerde workflows, wat leidt tot coördinatiestoringen, versieconflicten en ontbrekende audit-trails.