Spanien: Pflicht zur elektronischen Rechnung im B2B-Bereich tritt in Kraft
Mit der Veröffentlichung des Erlasses HAC/1028/2026 im Amtsblatt (BOE) am 5. Oktober 2026 hat Spaniens Rahmen für die verpflichtende elektronische Rechnungsstellung zwischen Unternehmen den Übergang von der Gesetzgebungsabsicht zur operativen Umsetzung vollzogen. Die Vorschrift unter Law 18/2022 (verabschiedet am 28. September 2022) legt einen gestaffelten Compliance-Zeitplan fest und definiert die Architektur der öffentlichen Plattform für elektronische Rechnungen, die von der spanischen Steuerbehörde (AEAT) verwaltet wird.
Das Wichtigste in Kürze
- Die Verordnung HAC/1028/2026 legt verbindliche Fristen für die Umsetzung der elektronischen Rechnungsstellung im B2B-Bereich in Spanien fest.
- Unternehmen mit einem Jahresumsatz von über 8 Millionen Euro müssen bis zum 6. Oktober 2027 die neuen Vorschriften umsetzen, alle anderen Unternehmen bis zum 6. Oktober 2028.
- Private E-Rechnungsplattformen müssen bis zum 6. Oktober 2027 eine vollständige Interoperabilität mit der öffentlichen AEAT-Lösung sicherstellen.
- Die öffentliche Plattform basiert auf dem EN 16931-Datenmodell und entspricht den spanischen Sicherheits- und Datenschutzstandards.
Kontext
Die Verordnung HAC/1028/2026 ist das Ergebnis einer mehrjährigen legislativen Entwicklung, die mit Law 18/2022 ihren Anfang nahm. Dieses Gesetz legte den Grundstein für die Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung im B2B-Bereich und beauftragte die AEAT mit der Entwicklung einer öffentlichen Lösung. Die jetzt veröffentlichte Verordnung konkretisiert diese Vorgaben und setzt verbindliche Fristen für die Unternehmen.
Der gestaffelte Zeitplan sieht vor, dass Unternehmen mit einem Jahresumsatz von über 8 Millionen Euro bis zum 6. Oktober 2027 die neuen Vorschriften umsetzen müssen. Alle übrigen Unternehmen und Berufstätigen haben bis zum 6. Oktober 2028 Zeit, ihre Systeme anzupassen. Diese Fristen sind derzeit rechtlich verbindlich, auch wenn es Gerüchte über mögliche Verzögerungen gibt, insbesondere im Zusammenhang mit Verifactu. Diese Gerüchte haben jedoch noch keine offizielle Bestätigung gefunden.
Was sich ändert
Die öffentliche Plattform der AEAT wird sowohl als zentrales Archiv als auch als Interoperabilitäts-Hub fungieren. Ein entscheidendes Merkmal des Systems ist die Verpflichtung für Unternehmen, die private E-Rechnungsplattformen nutzen, eine elektronische Kopie jeder Rechnung gleichzeitig an die öffentliche Lösung zu übermitteln. Dies stellt sicher, dass die AEAT unabhängig von der verwendeten privaten Plattform eine vollständige und autoritative Aufzeichnung hat.
Für Empfänger von Rechnungen gibt es neue Verfahrenspflichten: Sie müssen innerhalb von vier Werktagen den Erhalt oder die Ablehnung einer Rechnung bestätigen und den Zahlungsstatus an die öffentliche Plattform melden. Dies schafft ein geschlossenes Transaktionsprotokoll innerhalb des AEAT-Archivs.
Auswirkungen für Unternehmen
Die neue Verordnung hat erhebliche Auswirkungen auf alle in Spanien tätigen Unternehmen, insbesondere auf solche, die bereits private E-Rechnungsplattformen nutzen. Diese Plattformen müssen bis zum 6. Oktober 2027 eine vollständige Interoperabilität mit der öffentlichen Lösung sicherstellen und alle neuen technischen Anforderungen erfüllen. Dies gilt unabhängig davon, ob ihre Geschäftskunden zur ersten oder zweiten Compliance-Gruppe gehören.
Die technische Spezifikation der öffentlichen Plattform basiert auf dem semantischen Datenmodell EN 16931 unter Verwendung der UBL-Syntax (Universal Business Language). Dies stellt die Kompatibilität mit der paneuropäischen E-Rechnungsstandardisierung sicher. Die Plattform entspricht zudem dem spanischen Nationalen Sicherheitsrahmen (Esquema nacional de Seguridad) und der DSGVO, was sowohl Cybersicherheits- als auch Datenschutzanforderungen gerecht wird.
Ausblick und zu beobachtende Entwicklungen
Ein entscheidender Aspekt der Verordnung, der in den bisherigen Diskussionen oft übersehen wurde, ist die Rolle der öffentlichen Plattform als verpflichtender Konvergenzpunkt. Selbst Unternehmen, die fortgeschrittene private Lösungen nutzen, können das AEAT-Archiv nicht umgehen. Die Interoperabilitätsfrist für private Plattformen (6. Oktober 2027) verlagert die technische Compliance-Belastung effektiv auf das gesamte Ökosystem, unabhängig von den individuellen Fristen der Unternehmen.
In den kommenden Monaten wird es entscheidend sein, die Entwicklungen im Zusammenhang mit Verifactu und möglichen Anpassungen des Zeitplans zu beobachten. Unternehmen sollten sich auf die Umsetzung der neuen Anforderungen vorbereiten und sicherstellen, dass ihre Systeme mit den technischen Spezifikationen der öffentlichen Plattform kompatibel sind.
Häufig gestellte Fragen
- Welche Unternehmen sind von der Verordnung betroffen?
- Die Verordnung gilt für alle Unternehmen und Berufstätigen in Spanien. Unternehmen mit einem Jahresumsatz von über 8 Millionen Euro müssen die Vorgaben bis zum 6. Oktober 2027 umsetzen, alle anderen Unternehmen bis zum 6. Oktober 2028.
- Was sind die Hauptpflichten für Rechnungsempfänger?
- Rechnungsempfänger müssen innerhalb von vier Werktagen den Erhalt oder die Ablehnung einer Rechnung bestätigen und den Zahlungsstatus an die öffentliche Plattform melden.
- Welche technischen Standards müssen private E-Rechnungsplattformen erfüllen?
- Private Plattformen müssen bis zum 6. Oktober 2027 eine vollständige Interoperabilität mit der öffentlichen AEAT-Lösung sicherstellen und die technischen Spezifikationen des EN 16931-Datenmodells erfüllen.
- Was passiert, wenn ein Unternehmen die Fristen nicht einhält?
- Die Verordnung sieht keine spezifischen Sanktionen vor, aber Unternehmen riskieren finanzielle und rechtliche Konsequenzen, wenn sie die neuen Vorgaben nicht einhalten.
- Wie wirkt sich die Verordnung auf den EU-weiten E-Rechnungsstandard aus?
- Die öffentliche Plattform entspricht dem paneuropäischen Standard EN 16931 und fördert so die Interoperabilität innerhalb der EU.