Hacienda verstärkt Kontrolle: Compliance-Briefen bei Abweichungen zwischen Verifactu und E-Rechnungen

Kontext

Die spanische Steuerbehörde Hacienda hat einen neuen Mechanismus eingeführt, um die Einhaltung der Verifactu-Verpflichtungen zu überwachen. Dieser Ansatz zielt speziell auf Selbstständige (autónomos) ab, deren in Verifactu registrierte Daten nicht mit den über elektronische Rechnungen übertragenen Informationen übereinstimmen. Diese Maßnahme ist Teil einer breiteren Strategie zur digitalen Transformation des spanischen Steuer- und Rechnungssystems.

Verifactu, das unter dem Königlichen Dekret 1007/2023 operates, verlangt die Integrität, Zugänglichkeit und Nachverfolgbarkeit von Rechnungsbelegen. Die aktuellen Fristen, die im Amtsblatt des Staats (BOE) veröffentlicht wurden, sehen vor, dass Unternehmen ab dem 1. Januar 2027 und Selbstständige ab dem 1. Juli 2027 Verifactu-Verpflichtungen erfüllen müssen. Am 5. Oktober 2026 kündigte das Finanzministerium an, bestimmte Verifactu-Verpflichtungen auf Oktober 2028 zu verschieben, um sie mit der elektronischen Rechnungslegung in Einklang zu bringen. Diese Verschiebung ist jedoch noch nicht offiziell im BOE umgesetzt worden.

Was sich ändert: Compliance-Briefen und Kreuz-System-Inkonsistenzen

Hacienda plant, formelle Informationsanfragen (Compliance-Briefen) an Selbstständige zu senden, wenn Daten in Verifactu nicht mit elektronischen Rechnungen übereinstimmen. Dieser Mechanismus ist ein gezieltes Datenabgleichsverfahren, das sich von allgemeinen Prüfungstätigkeiten unterscheidet. Er wird durch die Konvergenz der dualen Digitalisierungsrahmen ermöglicht, die nun auf spanische KMU und Kleinunternehmen zukommen.

Ein zentrales Risiko in diesem neuen System ist die Handhabung von geänderten Rechnungen (facturas rectificativas). Wenn eine Korrektur in einem System vorgenommen, aber nicht konsistent im anderen System reflektiert wird, entstehen widersprüchliche Aufzeichnungen. Hacienadas Datenabgleichsfähigkeit bedeutet, dass solche Diskrepanzen wahrscheinlich den automatischen Versand von Compliance-Briefen auslösen werden, wodurch die administrative Last der Abgleichung auf den Selbstständigen liegt.

Zusätzliche Compliance-Belastungen

Private Plattformen, die elektronische Rechnungen übertragen, müssen zertifizierte Kopien an Spaniens öffentliches elektronisches Rechnungssystem senden. Dies fügt einen weiteren Datenknotenpunkt hinzu, an dem Inkonsistenzen auftreten können. Die Anpassung der Rechnungssoftware, um den unterschiedlichen technischen Anforderungen beider Systeme gerecht zu werden, wird voraussichtlich die Kosten für Selbstständige und kleine Unternehmen erhöhen.

Auswirkungen auf selbstständige Arbeitnehmer

Selbstständige in Spanien stehen vor erheblichen neuen Herausforderungen durch die Verifactu-Pflichten und die elektronische Rechnungslegung. Die Gefahr von Diskrepanzen zwischen den Systemen, insbesondere bei geänderten Rechnungen, erhöht das Risiko von Compliance-Briefen erheblich. Dies könnte zu zusätzlichem administrativen Aufwand und möglichen Strafen führen, wenn die Diskrepanzen nicht rechtzeitig behoben werden.

Die Notwendigkeit, Rechnungssoftware an die technischen Anforderungen beider Systeme anzupassen, wird voraussichtlich zusätzliche Kosten verursachen. Selbstständige müssen sicherstellen, dass ihre Software Both Verifactu und die elektronische Rechnungslegung effizient unterstützt, um Inkonsistenzen zu vermeiden.

Ausblick: Was es zu beachten gilt

Die Umsetzung der Verifactu-Pflichten und die elektronische Rechnungslegung werden für Selbstständige und kleine Unternehmen in Spanien erhebliche Veränderungen mit sich bringen. Wichtige Meilensteine sind die Fristen für Verifactu (1. Januar 2027 für Unternehmen, 1. Juli 2027 für Selbstständige) und die elektronische Rechnungslegung (6. Oktober 2027 für Unternehmen mit Umsätzen über 8 Millionen Euro, 6. Oktober 2028 für alle anderen).

Offene Fragen bleiben hinsichtlich der formellen Umsetzung der angekündigten Verschiebung von Verifactu-Verpflichtungen auf Oktober 2028. Selbstständige sollten die Entwicklungen genau verfolgen, um sich auf mögliche Änderungen vorzubereiten.