Obbligo di fatturazione elettronica B2B in Belgio: guida pratica alla conformità dopo il 2026

Contesto normativo e ambito di applicazione

L'obbligo di fatturazione elettronica B2B in Belgio è entrato in vigore il 1° gennaio 2026, segnando un cambio radicale nella gestione delle transazioni commerciali tra imprese. Questo regime è stato introdotto per armonizzare e digitalizzare i processi fiscali, rendendo obbligatorio lo scambio di fatture elettroniche strutturate tramite la rete Peppol. È importante notare che, a partire dal 5 agosto 2026, tutti i periodi di tolleranza sono scaduti, il che significa che non ci sono più eccezioni o grazia per la conformità.

Peppol è una rete sicura che consente lo scambio automatizzato di documenti tra software di contabilità e fatturazione, non un portale o sito web. Questo sistema garantisce che le fatture siano trasmesse in modo strutturato e conforme agli standard europei. Le aziende devono quindi assicurarsi che i loro sistemi siano compatibili con Peppol per evitare sanzioni.

Formati validi e eccezioni

Le fatture PDF inviate via email non soddisfano i requisiti di fatturazione elettronica strutturata per le transazioni B2B in Belgio e sono quindi non conformi. Per essere valide, le fatture devono rispettare lo standard europeo EN 16931 e essere trasmesse tramite Peppol. Tuttavia, è possibile utilizzare altri formati strutturati e canali di consegna non Peppol, purché esista un accordo scritto tra le parti coinvolte.

Le aziende che operano esclusivamente nel settore B2C non sono tenute a inviare fatture elettroniche strutturate ai clienti privati, ma devono comunque essere in grado di ricevere tali fatture dai loro fornitori aziendali. Questo è un punto spesso frainteso, specialmente tra le PMI orientate al B2C.

Le imprese che beneficiano delle esenzioni previste dall'Articolo 44 del Codice IVA belga, che coprono attività mediche, educative, di assistenza all'infanzia, sociali e culturali, non sono tenute a inviare o ricevere fatture elettroniche strutturate per tali attività esenti.

Il nuovo quadro di e-reporting

Il 18 luglio 2026, il Consiglio dei Ministri federale belga ha approvato una proposta di legge che introduce la segnalazione elettronica di determinati dati delle fatture e l'abolizione degli elenchi annuali dei clienti per le imprese soggette a segnalazione. Tuttavia, questa proposta è ancora in fase di esame da parte dell'Autorità per la Protezione dei Dati e del Consiglio di Stato, quindi non c'è ancora una data di implementazione confermata. Le aziende dovrebbero monitorare attentamente gli sviluppi in questo ambito, ma non è ancora necessario adattarsi a nuove normative.

Implicazioni per le aziende belghe

Le imprese devono assicurarsi che i loro sistemi di contabilità e fatturazione siano compatibili con la rete Peppol per garantire la conformità con le normative sulla fatturazione elettronica. Questo richiede una pianificazione accurata e, in molti casi, investimenti in nuove tecnologie o aggiornamenti dei sistemi esistenti.

Le PMI orientate al B2C devono essere consapevoli dell'obbligo di ricevere fatture elettroniche strutturate, anche se non sono tenute a inviarle ai clienti privati. Questo è un aspetto critico che spesso viene trascurato, ma che può comportare sanzioni se non rispettato.

Le aziende esenti ai sensi dell'Articolo 44 del Codice IVA devono comunque essere consapevoli che l'esenzione si applica solo alle attività specificate e non copre le transazioni soggette a IVA.

Prospettive future

Le aziende belghe dovrebbero monitorare attentamente gli sviluppi normativi relativi alla proposta di e-reporting, poiché potrebbe portare a cambiamenti significativi nel modo in cui le informazioni sulle fatture vengono segnalate alle autorità fiscali. Sebbene non ci sia ancora una data di implementazione confermata, è importante essere preparati per eventuali nuovi requisiti.