Uitstel van nieuwe AES-procedure voor exportverklaringen in België
België heeft de invoering van een nieuwe procedure voor het behandelen van annulerings- en wijzigingsverzoeken binnen het Geautomatiseerd Exporteerstelsel (AES) uitgesteld tot midden oktober 2026. Deze procedure, die oorspronkelijk op 7 september 2026 van kracht zou zijn geworden, verplaatst de indienering van ondersteunende documenten van e-mail naar het MyMinfin-portefeuille, wat aanzienlijke administratieve veranderingen met zich mee brengt voor exporteurs en douaneagenten.
Belangrijkste punten
- De invoering van de nieuwe AES-procedure is uitgesteld tot midden oktober 2026.
- Bedrijven moeten hun interne procedures aanpassen om de nieuwe eis van documentindiening via MyMinfin te kunnen voldoen.
- Het is belangrijk dat bedrijven hun medewerkers identificeren en hun rolbeheerautorisatie controleren op de eGov-platform.
- Bedrijven moeten deze extra tijd benutten om zich voor te bereiden op de nieuwe procedure.
Context
Op 7 september 2026 zou de Federale Financiën (SPF Finances) een nieuwe procedure invoeren voor het verwerken van wijzigingen en annuleringen in de Automated Export System (AES). Deze datum is nu echter verschoven naar midden oktober 2026. De uitsteling biedt exporteurs en douane-agenten extra tijd om hun interne processen aan te passen. Op dit moment blijft het bestaande werkproces voor de indienering van douanedocumenten ongewijzigd.
De kern van deze wijziging is een verschuiving in communicatiekanalen. In plaats van ondersteunende documenten via e-mail te versturen, moeten bedrijven deze voortaan uploaden in het MyMinfin-portefeuille. Dit is de beveiligde elektronische overheidspagina van het Belgische federale overheid. Dit vergt een significante aanpassing voor exporteurs en douaneagenten die tot nu toe afhankelijk waren van e-mailcommunicatie met de douane.
België is niet het enige land dat digitale omgevingen inzet voor efficiëntere douaneprocedures. De focus ligt hier specifiek op de exportverklaring, en niet op het e-invoicing systeem.
Wat verandert er?
De belangrijkste verandering is dat ondersteunende documenten voor wijzigings- en annulatieverzoeken voortaan niet meer via e-mail, maar via MyMinfin moeten worden verzonden. De uiterste datum voor deze wijziging is nu midden oktober 2026. Tot dan toe blijven de huidige procedures van kracht.
SPF Finances adviseert bedrijven om dit uitstel te benutten voor de volgende acties:
- Interne procedures zijn opnieuw te bekijken en aan te passen
- Het personeel dat verantwoordelijk is voor het invullen van wijzigingsverzoeken moet worden geïdentificeerd
- Die medewerkers moeten hun rolbeheerautorisatie op de eGov-platform controleren om verzoeken en documenten in MyMinfin te kunnen uploaden.
Implicaties voor exporteurs
Deze uitsteling biedt bedrijven een kans om zich op tijd voor te bereiden op de nieuwe procedure. Het is van belang dat bedrijven hun interne processen aanpassen zodat ze klaar zijn voor de nieuwe procedure. Dit omvat:
- Het identificeren van medewerkers die verantwoordelijk zijn voor het invoeren van wijzigingsverzoeken.
- Het controleren en indienen van de juiste rolbeheerautorisatie op het eGov-platform.
- Het bekijken van de bestaande procedures om te zorgen dat ze voldoen aan de nieuwe eisen.
Het is belangrijk dat bedrijven deze stappen zo snel mogelijk uitvoeren om eventuele vertragingen of problemen te vermijden wanneer de nieuwe procedure in oktober van kracht wordt.
Outlook
De uitgestelde datum biedt bedrijven meer tijd om zich voor te bereiden en hun interne processen aan te passen. Bedrijven moeten echter ook zorgen dat ze deze tijd effektief benutten, zodat er geen vertragingen of problemen ontstaan wanneer de nieuwe procedure in oktober van kracht wordt.
Het is ook aan te raden dat bedrijven zich op de hoogte houden van eventuele verdere wijzigingen of aanpassingen in de procedure. Het is mogelijk dat er nog aanvullende richtlijnen of instructies worden gegeven voordat de nieuwe procedure in oktober van kracht wordt.
Veelgestelde vragen
- Wat is het doel van de nieuwe AES-procedure?
- De nieuwe procedure stelt bedrijven in staat om wijzigingen en annuleringsverzoeken efficiënter te verwerken door het gebruik van de MyMinfin-portefeuille. Dit zorgt voor een uniformer en beveiligder proces.
- Hoe kan ik een wijzigings- of annuleringsverzoek indienen?
- Tot midden oktober 2026 kunt u dit nog op de huidige wijze doen, via e-mail. Vanaf midden oktober 2026 moet dit worden gedaan via MyMinfin.
- Wat is het verschil tussen e-mail en de MyMinfin-portefeuille?
- MyMinfin is een beveiligde elektronische overheidspagina van het Belgische federale overheid. Het biedt een uniformer en efficiënter proces voor het indienen van documentatie.
- Wat zijn de risico's van niet-naleving aan de nieuwe procedures?
- De risico's van niet-naleving zijn nog niet bekend. Het is echter aan te raden om deze procedures op tijd en correct toe te passen.
- Wat is de rolbeheerautorisatie?
- De rolbeheerautorisatie is een autorisatie die medewerkers in staat stelt om documenten te uploaden op de eGov-platform.
