E-invoicingplicht voor forfaitregimehouders in Italië: wat IT-bedrijven moeten weten

Context

Italië introduceerde in 2019 een verplichte e-invoicesysteem voor bedrijven, maar forfaitregimehouders (ondernemers met een vereenvoudigd belastingstelsel) genoten tot 2024 een uitzondering. Deze uitzondering werd geleidelijk ingeperkt: vanaf 1 juli 2022 waren forfaitregimehouders met een omzet boven de €25.000 verplicht om elektronische facturen uit te stellen, terwijl kleinere ondernemers nog papierfacturen konden gebruiken. Vanaf 1 januari 2024 geldt de e-invoiceverplichting echter voor alle forfaitregimehouders, onafhankelijk van hun omzetniveau.

Belangrijk is dat de verplichting nu ook geldt voor transacties met particulier (B2C), terwijl het systeem oorspronkelijk vooral gericht was op transacties tussen bedrijven (B2B). Dit betekent dat IT-bedrijven die werken met forfaitregimehouders nu in alle gevallen elektronische facturen moeten verstrekken, ongeacht de aard van de transactie.

Wat verandert er in de praktijk

De belangrijkste veranderingen voor IT-bedrijven die met forfaitregimehouders werken, zijn:

Technische vereisten

Elektronische facturen moeten worden verzonden via het SdI-systeem (Sistema di Interscambio), dat wordt beheerd door de Agenzia delle Entrate. PDF-facturen die per e-mail worden verstuurd, voldoen niet aan de wettelijke vereisten. Facturen moeten in XML-formaat zijn en twee verplichte codes bevatten: RF19 (fiscale regime-identifier voor het forfaitregime) en N2.2 (IVA-natuurcode die aangeeft dat het een niet-belaste operatie betreft onder "andere gevallen").

Afhandeling ontvangen facturen

Het afhandelingsproces verschilt afhankelijk van of de ontvanger een bedrijf is (die een codice destinatario of PEC-adres heeft voor SdI-routebeleiding) of een particulier. Bij particulieren wordt de factuur verstuurd naar SdI en vervolgens beschikbaar gesteld via het portaal van de Agenzia delle Entrate, met een optionele courtoisie-kopie voor de klant.

Correcties en opslag

Fouten op facturen moeten worden gecorrigeerd via een nota di variazione (variatieaantekening) of fattura rettificativa (correctiefactuur); het oorspronkelijke verzonden XML-bestand kan niet worden gewijzigd nadat SdI het heeft geaccepteerd. Elektronische facturen en alle SdI-leveringsbevestigingen moeten digitaal worden bewaard voor 10 jaar. Deze verplichting kan worden voldaan door uitbesteding aan een nalevingsgeschikte externe opslagservice.

Implicaties voor IT-bedrijven

IT-bedrijven die samenwerken met forfaitregimehouders moeten hun systemen aanpassen om voldoende te zijn aan deze nieuwe vereisten. Dit betekent:

Systeemupdates

Zorg ervoor dat uw factureringssystemen compatibel zijn met het SdI-systeem en XML-facturen kunnen genereren. Dit vereist mogelijk een update van uw huidige systemen of de inkoop van nieuwe software.

Training en begeleiding

Zorg ervoor dat uw medewerkers goed zijn op de hoogte van de nieuwe regels en wettelijke verplichtingen. Dit omvat het begrijpen van de vereiste codes (RF19 en N2.2) en het correct afhandelen van facturen voor zowel bedrijfs- als particuliersklanten.

Compliance en opslag

Zorg ervoor dat uw bedrijf voldoet aan de opslagverplichting van 10 jaar voor elektronische facturen en SdI-leveringsbevestigingen. Overweeg de inhuur van een externe service voor nalevingsgeschikte digitale opslag.

Uitkijken en wat te verwachten

Boetes en sancties

Het niet naleven van deze verplichtingen kan leiden tot boetes en sancties, geregeld door D.Lgs. 471/1997. De exacte bedragen variëren per geval en officiële interpretatie, dus het is raadzaam om een commerciante (geregistreerd accountant) te raadplegen voor specifieke gevallen.

Toekomstige ontwikkelingen

Hoewel de huidige regelgeving volledig van kracht is, kunnen er in de toekomst aanvullende richtlijnen of wijzigingen worden aangekondigd. Het is belangrijk om op de hoogte te blijven van eventuele updates.