Franse e-invoicing-verplichting: softwarekloof dreigt groeiende compliance-problemen te veroorzaken

Context

De Franse e-invoicing en e-reporting verplichting is onderdeel van het EU-ViDA-pakket (VAT in the Digital Age), dat tot doel heeft de harmonisatie van BTW-regelgeving binnen de Europese Unie te bevorderen. Frankrijk neemt hiermee een voorlopige nationale implementatie in acht, terwijl het doel van de EU is om dit tot 2030-2035 voor alle lidstaten te realiseren. De verplichting wordt gemotiveerd door een geschatte jaarlijkse belastingkloof van 20-25 miljard euro aan BTW-inning, wat de urgentie van deze maatregel onderstreept.

De twee componenten van de Franse verplichting zijn e-invoicing en e-reporting. E-invoicing vereist dat bedrijven facturen uitwisselen in een gestructureerd formaat, terwijl e-reporting vraagt om transactiegegevens in realtime aan de Franse belastingdienst te verstrekken. Een cruciale uitdaging hierbij is dat het systeem zowel de transactiedatum als de betaaldatum moet kunnen volgen, die in verschillende belastingperiodes kunnen vallen. Dit vereist een aanzienlijke architectonische aanpassing van de huidige software, wat tot nu toe door veel ERP- en SaaS-aanbieders is onderschat of nog niet is geïmplementeerd.

Wat verandert er?

De Franse verplichting tot e-invoicing en e-reporting introduceert twee nieuwe, technische vereisten voor bedrijven. Ten eerste moeten ze hun facturen in een gestructureerd formaat uitwisselen, zoals Factur-X, UBL of CII. Dit vereist dat hun software compatibel is met deze formaten en dat ze de juiste Peppol-identificateurs hebben om facturen correct te verzenden en ontvangen. Ten tweede moeten ze transactiegegevens in realtime naar de Franse belastingdienst verstrekken. Dit betekent dat hun software niet alleen facturen moet kunnen genereren en verzenden, maar ook de juiste gegevens moet kunnen extraheren en doorsturen aan de belastingdienst.

Een belangrijke uitdaging hierbij is dat de software zowel de transactiedatum als de betaaldatum moet kunnen volgen, die in verschillende belastingperiodes kunnen vallen. Dit betekent dat bedrijven hun boekhoudsoftware moeten aanpassen om deze gegevens te kunnen volgen en door te sturen aan de belastingdienst. Tot nu toe zijn veel ERP- en SaaS-aanbieders niet in staat geweest om deze vereisten te vervullen, wat een grote uitdaging vormt voor bedrijven die hun software willen aanpassen om aan de verplichting te voldoen.

Implicaties voor Franse bedrijven

Voor Franse bedrijven betekent de e-invoicing- en e-reporting-verplichting een aanzienlijke uitdaging. Allereerst moeten ze hun facturen in het juiste formaat verzenden en ontvangen, wat betekent dat ze hun software moeten aanpassen om compatibel te zijn met de vereiste formaten. Dit kan een tijdrovende en kostbare procedure zijn, vooral voor kleinere bedrijven die minder middelen hebben om hun software te moderniseren.

Ten tweede moeten ze transactiegegevens in realtime naar de Franse belastingdienst verstrekken, wat een nog grotere uitdaging vormt. Dit betekent dat ze hun boekhoudsoftware moeten aanpassen om de juiste gegevens te kunnen extraheren en door te sturen, wat tot nu toe nog niet door veel ERP- en SaaS-aanbieders is geïmplementeerd.

Voor bedrijven die niet voldoen aan de verplichting, bestaan er potentiële sancties. Hoewel nog geen boetes zijn opgelegd sinds de invoering van de verplichting in België op 5 augustus 2026, kunnen bedrijven die niet voldoen aan de vereisten gestraft worden met een boete van maximaal 10.000 euro per factuur.

Uitkijk

Met slechts enkele dagen te gaan tot de uitvoering van de Franse e-invoicing- en e-reporting-verplichting, is het cruciale dat bedrijven hun software op orde hebben. De Franse belastingdienst heeft al waarschuwingen uitgebracht over de mogelijke gevolgen van niet-naleving, en bedrijven die nu geen actie ondernemen, riskeren aanzienlijke boetes.

Als bedrijven hun software niet op orde hebben, kunnen ze geconfronteerd worden met verschillende uitdagingen. Allereerst kunnen hun facturen onleesbaar zijn voor ontvangers, wat kan leiden tot vertragingen en problemen bij de betaling. Ten tweede kunnen bedrijven te maken krijgen met incorrecte Peppol-identificateurs, wat kan leiden tot problemen bij de uitwisseling van facturen. Ten derde kunnen bedrijven te maken krijgen met boekhoudsoftware die niet in staat is om de vereiste gegevensvelden te verwerken, wat kan leiden tot fouten in hun boekhouding.

Bedrijven moeten zich ook bewust zijn van de mogelijke gevolgen van niet-naleving. De Franse belastingdienst heeft al aangegeven dat zij bedrijven die de verplichting niet naleven, zullen beboeten. Bedrijven die nu geen actie ondernemen, riskeren dus aanzienlijke boetes.